工厂如何做到准时出货,避免交货延期?

工厂如何做到准时出货,避免交货延期?
2020年11月25日 No Comments 牛仔技术 hjbuye

记得以前做外贸时,在同事之间流传着一句话“没有订单是等死,有了订单就是找死”,总之,做外贸的人,固有一“死”。这里讲的便是外贸业务员在与工厂之间的博弈中,所处的两难境地。其实不管做外贸,还是做内销订单,都是一样的!

如果用“西天取经”来形容斩获一个订单的话,可能有些夸张,但细细想来,也不为过。从最初的询盘,复询,反复的议价,打样,验样,到最后的订单达成,收到订金,一个订单终于完成了一半,但也迎来最考验合作品质的一个阶段——交期。顺利交货当然皆大欢喜,但一不小心,就面临货期延误,收尾款困难,以及最让外贸业务员痛心疾首的翻!!!单!!!无!!!望!!!本来试单就属于单量小,利润低,摩擦多的磨合期,交期的延误极有可能让之前的一切努力付诸东流。

那么,对于交期这个问题,如何更准确地告知客人呢?接下来,我们一起分析一下,未能更好把握交期的原因以及破解方法,比较常见的一般有以下几种:

首先,业务员不熟悉工厂的配合度,在最初报给客人交期的时候未预留缓冲时间,这种以新业务员最为多见比如,客人在确认单量后,业务员跟工厂核定交期,预估为15天出货,便直接将此时间报给买家,而事实上很多工厂在生产的过程中有诸多因素影响,会导致时间至少有两到三天的延误,这种情况下外贸业务员便非常被动了。在此,建议在将交期报给买家之前,多方面了解工厂在交期方面的配合情况,即使是一直配合很好的工厂,也要给自己留出5到7天的缓冲时间,一方面,不会失信于买家,另一方面,在跟工厂的沟通中也把握了主动权。其次,上游环节即备料等时间拉长导致的交期拖延,主要见于非常规产品的备料。如颜色方面的更改,或是功能上的调整,需要新采购原材料,而前期在核算交期时,并未考虑到这一因素,以致马上上线生产大货,采购那边才反馈出,原材料的采购时间需加长时日,而此时,客人订金已付多天,交期近在咫尺。如果这时去反馈交期上的延误,客人势必会“浮想联翩”:“怎么这时才告知我交期的问题?”“是不是接到大单了,把我的产品推后生产?”“我的订单出现什问题了?”“……是不是遇到骗子了?故意拖延我”……等等,以至于客人的想象力无限发散,毕竟他远在他乡,眼见不到,手摸不着,只能发挥自己的想象力了。这种情况下的订单,就一定要提前跟采购沟通原材料的采购时间,及后期的生产时间,且要隔三差五就追踪一回,保证一切在自己控制之中。

这样出现问题才能第一时间反馈给客人,保证自己和客人的“知情权”。

再有,就是新产品大货时经常遇到的:打样时一切妥妥的,谁知一上线“mass production”生产出来的产品次品率高,功能不完善等。这种在交期上的延误一般都是相当久的,也是比较难意料的。所以一旦问题出来,一定要马上跟客人沟通汇报,尽量附上图片,并马上制定解决方案,告知客人延误后的准确交期。

正常情况下,客人是会理解的,毕竟,质量才是第一位,而新产品的生产中所出现的问题谁也不想。如这种情况下,一切处理妥当,没准很快就能接到翻单。有时,问题的处理和解决也是客人对工厂的一种考察。

还有就是跟客人报交期时,忽略了节假日。比如,马上春节要来了,假期中生产的中断势必会影响交期,而除了国家的法定假日导致的生产落后外,一般在开年后很多的外贸工厂还会遇到“用工荒”,这时的产能与往常便不能同日而语了,加上一般过年期间的订单积压,“两座大山”使得工厂在过完年的近一个月内都难以恢复元气,而这些因素在最初给客人预估交期时一定要考虑到,不然订单一延再延,与客人的二次合作必将难上加难。

除了上面介绍到的几个比较常见的影响交期因素之外,还有一个也不得不跟大家提一下,虽然遇到的机会不是很大,但绝对让人防不胜防,那就是海关查柜。

之前从事外贸的几年时间里,从未遇到过,但近期在跟进买家出货时,同一天两个货柜被查,买家的运气也着实“太好了”点。尤其是付款方式为LC时要格外注意由此引起的交期延误,以免前面的一切努力功亏一篑。不过,根据后面跟货代的沟通和自己的研究发现,其实遇到查柜,也是有迹可循的。如提前做柜,留出充足的报关及排队查柜时间,另外就是所提供的报关资料一定要真实,不要存在侥幸心理:装箱单(箱数、重量)与实际相符,吊牌无仿牌或是名牌产品要有授权,品名齐全等等,这样即使是真的拆柜,也能顺利通过检查。

总而言之一句话,能避免的交期延误尽量去避免。而实际生产过程中一旦真的确认交期出了问题,一定要第一时间核算出准备的交期,并在最短的时间内向客人反馈,不要过多解释,不推责任,且在沟通交期问题时给出解决方案,同时紧把质量关,不要因为赶交期而忽视了质量的控制。多管齐下,相信我们的外贸之路才能越走越宽!

下面以比较少探究的染整跟单为例,谈下信息交流和交货期控制。

一、信息交流

纺织品染整加工的控制过程实际上也是信息交流的过程,而且信息交流是双向的。一方面贸易公司必须通过跟单员把所有关于纺织品染整加工的要求全面地告诉染厂,作为染厂控制产品加工质量的依据。另一方面,在纺织品染整加工过程中,总会出现这样或那样的问题,比如色差问题、手感问题、包装的匹长问题等等,都需要跟单员及时向贸易公司汇报,以期得到公司新的指示,适当调整纺织品在后续加工中的控制重点。

不难看出,纺织品染整跟单过程就是一个信息双向交流的过程。在这个过程中,跟单员对已掌握信息的处理能力可以充分反映跟单员的基本业务能力和综合素质。通过不断的学习和实践,跟单员业务能力和综合素质才能逐渐提高,正是开设本门课程的主要目的。在学习过程中,充分运用已经掌握的专业知识,可以提高学习效率。对于那些不是染整技术专业毕业的从业人员来说,只要在学习过程中认真思考,努力实践,也可以收到良好的学习效果。

二、交货期控制

在外贸纺织品染整加工过程中,交货期控制有时显得比质量控制还要重要。实际上交货期是纺织品加工方关于交货期限的郑重承诺。交货期的延迟实际上是一种严重的违约形式。已经向客户做出的郑重承诺被更改,就是不守信用的具体表现。国内的许多供应商目前仍有这样的认识:为了充分保证产品质量而延迟交货期,是一种对客户负责的表现。实际上这种想法具有明显的片面性。既然外贸公司与国外客户签订了合同,那么合同中所有条款都是双方必须遵守的。交货期延迟可能引起外贸公司的客户无法满足其下家关于交货期的要求。由此产生的恶性循环,最后只能导致空运或者交纳违约金等一系列不良后果的发生。国内贸易公司本想通过做单子获取比较微薄的利润,但由于交货期控制不力,可能导致最终的巨额赔款。总之,无论是国内贸易,还是国际贸易,严格保证交货期,是不断扩大业务加工量的前提。

三、染整跟单流程

染整跟单员在染厂内部的工作内容,决定了染整跟单的基本流程。跟单员的主要工作内容包括选择业务员、坯布入库、点色排缸、颜色控制、米数控制、手感控制、厚度控制、检验与包装控制、成品出库和产品内在质量控制等十个方面。上述各环节的控制,基本上是按照纺织品染整跟单的流程排列的。跟单员在控制上述十个问题的同时,还要负责与染厂生产部门、技术部门、后勤服务部门和其他部门进行必要的联系。

1、坏布入库

根据订单数量,策划坯布数量。坯布被运送到染厂后应及时安排进仓。进仓时点清匹数,查验坯布码单,分清批号,统计总米数,向染厂库管员索要坯布入库单,这些是染整跟单员的职责。坯布入库以后,染整跟单员必须做到五查看。

01 查看坯布堆放高度

坯布堆放高度过高,若堆放时间过长,底层坯布受压变形,容易造成坯布退卷困难并形成织物内应力,影响织物前处理。

02 查看仓库防雨防晒效果

若仓库防雨防晒效果不好,容易使织物淋雨或曝晒,造成坯布发霉或氨纶断裂,使织物无法进行正常的染整加工。

03 查看坯布堆放处地面铺垫情况

若坯布直接堆放在地面上,容易受潮或遭受老鼠嗑咬。有些化纤产品虽不怕受潮,但沾污过多泥迹,容易影响浅色织物布面清洁程度。

04 查看坯布堆放处周围有无相同或类似坯布堆放

若有相同或类似坯布堆放,容易因布堆坍塌造成混批现象,易导致坯布备缸时拿错坯布的现象。

05 查看坯布堆放标识

用小黑板、在坯布上写粉笔字或其他方法给不同客户或不同批号的坯布作出明显记号,以示区别,避免混淆。

2、点色排缸

凭坯布入库单到生产管理部门安排生产计划,提出明确的质量要求,把每种颜色的加工数量明确地通知染厂的生产管理部门,这样的过程叫做点色。生产管理部门的值班人员根据客户来样的颜色特点和染厂的设备特点安排生产计划,这个过程叫做排缸。点色排缸是纺织品染整加工的开端。良好的开端对于一单纺织品的正常加工至关重要。生产计划可以全部安排下去,但是第一缸织物的出缸时间必须掌握。及时掌握第一缸产品的颜色准确性、染色质量、布面织造质量,对于控制这一单的产品质量至关重要。发现重大问题,及时向外贸公司汇报,是保证产品质量的前提。出现重大质量问题时隐瞒不报或者犹豫不决,后患无穷。重大质量问题主要包括坯布质量严重不合格、染色质量严重不合格等。

3、颜色控制

确认技术部门小样染色的颜色准确性,检验生产车间的颜色准确性,确认色差和不合格产品,提出回修建议,并检验回修产品的颜色,这些工作是染整跟单员颜色控制的主要任务。检验头尾色差、左中右色差、管差、匹差、缸差等色差,是颜色控制的关键。化验室打样颜色的准确性、染色车间颜色控制的准确性、定型车间颜色控制的准确性,构成了跟单员颜色控制过程的主要内容。把色差控制在满足客户要求的范围之内,是颜色控制的核心问题。

4、米数控制

核对每种颜色的成品入库数量,及时补充不足部分。对于米数相差很少的颜色,染整跟单员必须及时请示上级主管,根据上级的处理意见决定颜色的补充数量。对于客户提出的临时追加数量,应与生产主管部门及时汇报,努力争取得到生产主管部门的帮助。了解织物的经向缩率,是安排染色数量的前提。

5、手感与弹性控制

根据客户确认的手感样,与染厂技术主管交流,向其请教和确认影响手感的主要工序和主要参数,把足够大的手感样留在技术部门,并经常检验或抽查经各工序加工后的产品手感。织物的手感控制比较复杂,柔软与硬挺、悬垂与飘逸、轻薄与厚重都是相对织物来样而言的。织物的弹性包括两个方面,一方面是由弹性纤维产生的弹性,这种弹性可以通过数据测量。另一方面是指非弹力织物的回弹性,通常是指检验织物手感时,织物在作用外力消失后恢复到原来状态的能力。

6、厚度与门幅控制

严格地说,控制纺织品单位面积上所具有的纤维的质量,也就是染厂中经常说的织物的“克重量”,就是织物的厚度控制。织物的厚度控制与织物的手感控制联系密切。在控制织物厚度和手感过程中,往往与控制织物门幅、缩率、弹性和平整程度都有连带关系。弹性与手感控制和厚度与门幅控制实际上是整理工序的品质控制的主要内容。在纺织品颜色控制结束以后,织物的弹性、手感、门幅、厚度的控制对于有效地控制产品品质具有重要意义。

7、检验与包装控制

次品控制是通过织物外观疵点检验完成的。把染整次品和织造次品全部检验出来,及时补充数量或安排返工和回修,是次品控制的主要内容。通过检验完成次品控制,也就同时完成了成品数量控制。把客户的检验标准明确地通知染厂,并在检验过程中实施,与染厂和外贸公司及时沟通检验过程中出现的问题,是检验控制的主要内容之一。检验内容所包括的颜色、门幅、手感、厚度、纬斜、染整疵点和织造疵点等项目,可以通过人工判断来完成。跟单员必须积极为第三方提供产品内在质量检验样品,接受和协助第三方检验,把检验内容及时反馈给染厂和贸易公司。包装之前选取客户所需的船样,是跟单员的主要任务之一。确定包装材料和包装方式,确认各种包装唛头和标识,确认包装长度和外形尺寸,确认码单和货物的总体积,是包装控制的主要内容。及时向贸易公司传递相关包装信息,对于贸易公司或船务代理公司预定船舱或联系集装箱非常重要。为集装箱卡车司机说明公司地址并指明道路,是跟单员的职责之一。监督装箱过程,清点装箱数量,也是跟单员必须完成的任务。

8、业务员选择

在染厂业务部门选择一名愿意为贸易公司提供优质服务的业务员,是跟单员确认染厂进行纺织品加工以后的第一件事情。通过业务员可以了解染厂基本情况,跟单员可以通过业务员向染厂内有关部门提出合理要求,业务员可以协助跟单员办理各种票据,为跟单员提供有关信息等等。如果跟单员无法及时选择染厂业务员,也可以接受由染厂业务主管推荐的业务员。总之,选择一个好的业务员可以极大地提高工作效率。

9、成品出库

成品出库时跟单员需要向库管员说明需出库纺织品的颜色和匹数。库管员根据码单核算总米数后会给跟单员开出成品出库单。跟单员应按照出库单的米数到财务部交纳染费后凭提货单办理成品出库。当然上述过程也可以通过业务员办理。贸易公司也可以通过业务员的担保在规定日期前交纳染费而提前办理成品出库手续。交纳染整加工费和开具增值税发票是跟单员与染厂财务部门发生业务往来的主要原因。交纳染费时,既可以是现金,也可以是汇票或支票。向财务部门索要该染厂的开户银行和基本账号是制作现金支票和汇票的基本要求。携带汇票时严禁折叠、划伤和破损。在索要增值税发票时,要按染厂财务部门的要求,主动提供本公司的营业执照副本和税务登记证等证件的原件或复印件。

10、内在品质控制

内在品质控制往往需要第三方检验来验证,主要包括纺织品加工的染色牢度、收缩率、强力和生态性。染厂也可以出具常规项目的检验报告,以供贸易公司参考。特殊项目的检验,特别是当客户提出按照生态纺织品要求检验时,外贸公司必须出具第三方检验报告。所谓第三方,就是独立于外贸公司和染厂以外的组织。在外贸产品加工过程中,染厂和外贸公司发生业务往来,外贸公司和国内外客户发生业务往来。具有资质的专业检测公司,对于上述各个方面来说都是独立的第三方。所以说,第三方检验更具有公正性和客观性。染厂检验报告只能供贸易公司参考,对于贸易公司,特别是贸易公司的客户来说,其检验结果不具有客观的公正性。关于这一点需要跟单员在跟单过程中引起特别的注意。

About The Author

Leave a reply